Wat doet een incasso bureau precies?
Iedereen weet wat een incasso bureau is, maar hoe gaan ze eigenlijk precies te werk? Als jij een klant hebt die weigert (of vergeet) te betalen dan kunnen ze je zeker helpen. Een incasso bureau neemt namelijk namens jou contact op met je klant, en heeft meer middelen ter beschikking om die klant vriendelijk doch dringend te verzoeken alsnog te betalen. Vrijwel alle facturen die worden overgedragen aan zo’n bureau worden alsnog binnen maximaal enkele weken betaald. En het fijne is, een incasso bureau rekent vaak kosten voor deze diensten, maar die kun je gewoon op de klant verhalen. Het is helemaal niet raar om extra kosten te rekenen voor wanneer een factuur niet betaald wordt en je een incassobureau moet inschakelen. Hun diensten zijn super handig, zeker voor ondernemers die weinig tijd hebben.
Voorkom een slechte relatie met je klant
Wat veel ondernemers of bedrijven lastig vinden aan openstaande facturen is dat ze voor een verslechtering kunnen zorgen in de relatie met de klant. Als jij degene steeds moet herinneren aan het feit dat de factuur nog betaald moet worden dan wordt het er natuurlijk niet gezelliger op. Een incasso bureau inschakelen om dit voor je te doen is in dat geval een betere optie. Zij zullen namens jou contact opnemen en dus heb jij geen persoonlijk contact met de klant, maar de medewerkers van dit incassobureau. Dit kan heel veel schelen in de afwikkeling, en bovendien in de relatie die je met deze klant hebt. Niet voor niets werken veel ondernemers, en zeker grote bedrijven, op regelmatige basis samen met incassobureaus. Het scheelt ze een hoop kopzorgen, en zo kunnen ze zich focussen op wat voor hen belangrijk is.
Wanneer schakel je een incasso bureau in?
Je vraagt je natuurlijk af op welk punt je het beste een incasso bureau kunt inschakelen. Het is goed om te letten op wat een normale betalingstermijn is. De meeste bedrijven en ondernemers hanteren een betalingstermijn van ongeveer 2 tot 3 weken. Hele grote bedrijven die grote afnemers hebben geven ze soms langer, bijvoorbeeld een maand. Als de klant dan niet betaald heeft krijgt deze eerst een betalingsherinnering. Ook deze heeft weer een betalingstermijn van zo’n 10 dagen of 2 weken. Wanneer de klant dan alsnog niet heeft betaald kun je een tweede herinnering sturen, en ook aan deze herinnering zit een termijn vast. Na deze tweede herinnering kun je een incasso bureau inschakelen. Het is slim om in de tweede herinnering te vermelden dat men incassokosten kan verwachten, want dat is voor veel klanten een reden om alsnog snel te betalen. Anders wordt de factuur immers nog duurder.
Stuur nooit een derde herinnering
Wanneer je reeds twee betalingsherinneringen hebt gestuurd is de kans natuurlijk heel klein dat een klant alsnog ineens gaat betalen. Daarom wordt nooit aangeraden om een derde te sturen. Schakel gewoon een incasso bureau in die het contact met deze klant voor je uit handen neemt, en laat je klant daarmee zien dat je het heel serieus neemt en niet accepteert dat ze niet betalen. Anders is de kans groot dat ze het de volgende keer gewoon opnieuw doen.
